Правила делового общения: как построить эффективные бизнес-коммуникации

Правила деловой коммуникации — это установленные нормы и стандарты, использующиеся в процессе общения как между сотрудниками, так и с клиентами, подрядчиками, партнерами. Именно такой тип коммуникации позволяет быстро решить поставленную задачу в установленные сроки.

Соблюдение принципов и правил бизнес-коммуникаций влияет не только на общий успех дела, но и на репутацию компании. В статье мы расскажем о нормах и правилах делового общения, а также о том, как им следовать.

13.02.24

5 мин

Основные принципы и правила эффективных бизнес коммуникаций
Правила цифрового этикета в деловом общении
Правила делового общения в сети интернет
Правила телефонного этикета в деловом общении
Правила общения деловой переписки
Правила делового общения в мессенджерах

Основные принципы и правила эффективных бизнес коммуникаций

Бизнес-коммуникации отличаются друг от друга в зависимости от выбранного канала связи. Однако все они объединены определенными принципами. И это не абстрактные понятия, а конкретные практические советы, следование которым позволит значительно увеличить результативность работы.

Пунктуальность. Не опаздывайте с онлайн- и офлайн-встречами, пишите электронные письма вовремя. Если случается форс-мажор — сообщите об этом остальным участникам.
Четкие формулировки. Любая форма бизнес-коммуникаций должна сопровождаться четкой формулировкой проблемы/задачи. Это позволит собеседникам точно понимать, что им предстоит обсудить.
Уважение к собеседникам. Проявляется в умении слышать и слушать. Не перебивайте. Если есть необходимость, задайте уточняющий вопрос.
Ценность времени. Деловое общение всегда нацелено на конкретный результат — решение задачи. Отхождение от темы отводит от сути дела и отнимает время.

Культура речи и поведения. Избегайте слов-паразитов, не злоупотребляйте профессиональным сленгом. Чрезмерная жестикуляция и излишняя эмоциональность может помешать деловому общению.
Самопроверка. Перед отправкой проверяйте электронные письма или сообщения в мессенджерах. Это поможет избежать неприятностей и конфузов.
Наличие обратной связи. Постарайтесь получить обратную связь от руководства, коллег, клиентов. Это продемонстрирует ваш интерес к качественному решению задачи.
Подбор подходящего канала связи. Уточните у собеседника, какой канал связи предпочтительнее: электронная почта, телефонный звонок, мессенджер.

Это универсальные принципы, которым подчиняется любой вид делового общения.

Правила цифрового этикета в деловом общении

Деловое общение все больше переходит в цифровую сферу. Бумажные письма используются все меньше и чаще нужны только для соблюдения формальностей. Важно следовать правилам цифрового этикета:

указывайте тему сообщения;
приветствуйте в начале письма;
не прикрепляйте тяжелые файлы — лучше предоставьте ссылку на облако;
следите за орфографией и пунктуацией;
будьте вежливы.

Хорошим тоном считается соблюдение рабочего времени. Не стоит отправлять письма с рабочей информацией в нерабочее время.

Правила делового общения в сети интернет

Функционал различных инструментов делового общения в интернете позволяет грамотно и этично общаться. Предлагаем вам несколько правил делового общения в сети:

Используйте статусы. Они покажут вашим собеседникам, заняты вы или нет.
Не тяните с ответом. Если вы получили сообщение, но не смогли на него ответить по ряду причин, не тяните с ответом. Ответьте в течение суток.
Пишите развернуто. Лучше отправить подробное сообщение, чем целый набор коротких месседжей.
Пишите ясно. Не используйте витиеватые обороты, брань, проверяйте ошибки. Это позволит вам точно донести смысл сообщения до собеседника. Перед отправкой сообщения обязательно его перечитайте.
Не торопите собеседника. Не нужно настаивать на мгновенном ответе — предоставьте собеседнику возможность подумать и осмыслить полученные данные.

Правила деловой коммуникации в интернете

Правила телефонного этикета в деловом общении

Умение вести телефонные переговоры продолжает оставаться основным элементом имиджа компании. Поэтому важность правил телефонного этикета в деловом общении переоценить очень сложно:

Помните о том, что нужно представиться.
Четко распланируйте свой разговор.
Не затягивайте общение, цените время собеседника.
Если вы совершаете деловой разговор, и он прерывается по техническим причинам, перезвонить должны вы.
Не нужно делать деловые звонки ранним утром, в обед или в конце рабочего дня.
Если вы общаетесь по непростому вопросу, дайте партнеру время на ответ. Уточните, сколько ему понадобится времени для того, чтобы предоставить информацию.
После беседы обязательно поблагодарите собеседника за общение.

Следование правилам телефонного этикета в деловом общении позволит избежать недопонимания и добиться нужного результата разговора.

Правила общения деловой переписки

Возможно, вы планируете вести деловую переписку при помощи обычных бумажных писем. В таком случае требуется соблюдать следующие правила:

Обязательно обращайтесь на «Вы».
Употребляйте термины без ошибок.
Каждое письмо содержит один инфоповод.
Пишите четко, просто и конкретно.
Обязательно проверьте письмо перед отправкой, исправьте ошибки при их наличии.
В конце письма обязательно должна быть подпись руководителя (заместителя руководителя) организации.

Правила делового общения в мессенджерах

Мессенджеры все чаще используются в деловом общении. Они применяются не только для переписки внутри компании, но и для коммуникации с клиентами.

Правила делового общения в мессенджерах простые, но эффективные:

Следите за грамотностью.
Не забывайте о дистанции.
Осторожно используйте стикеры и эмодзи.
Придерживайтесь делового стиля.
Не используйте голосовые и видеосообщения — кому-то может быть неудобно их слушать.
Используйте хэштеги для лучшего ориентирования в диалоге.
Старайтесь обходить общение в нерабочие часы.

Очень важно подобрать подходящий мессенджер для надежной связи. Высоким уровнем надежности и защищенности обладает Anwork — коммуникатор, разработанный специально для B2B-сегмента.

Общение в нем проходит в закрытых группах, попасть в которые можно только по приглашению. Информация защищена сквозным шифрованием, использующемся на всех уровнях. Отличной опцией является возможность настройки периодичности удаления сообщений.

Изображения разработаны Freepik