Как писать деловое письмо, чтобы сообщения коллегам достигали нужных вам результатов

Деловое письмо является основным методом коммуникации компании с клиентами, контрагентами, партнерами. Его преимущество заключается в том, что информация до адресатов доносится в четкой, понятной и уважительной форме в соответствии с правилами бизнес-сферы.

В статье мы рассмотрим, как писать деловое письмо, как его начать, закончить, как писать благодарности. Вы узнаете нюансы, которые помогут вам не допустить ошибок при его написании.

09.02.24

5 мин

Деловое письмо как документ
Как правильно писать деловое письмо
Как начать и закончить
Как обращаться в деловом письме
Как попросить в деловом письме
Как писать благодарности
Заключение

Деловое письмо как документ

Прежде чем писать деловое письмо, нужно знать что это краткий (не более 1-1,5 страниц) документ, в котором рассматривается один вопрос (или несколько вопросов, касающихся одной темы). Деловое письмо имеет свою структуру, его составление подчиняется определенным правилам.

Как правильно писать деловое письмо

Важным моментом в написании делового письма является его структура. Она следующая:

Заголовок. Содержит тему послания, может содержать указание вида коммерческой корреспонденции.
Обращение. Вежливое обращение к адресату.
Вводный абзац. Содержит описание повода обращения, передает суть письма.
Основная часть. Полностью раскрывает информацию, приведенную в вводном абзаце. Это «тело» письма.
Заключение. Содержит небольшой вывод, касающийся основной части. В заключении может быть призыв к совершению какого-либо действия.
Подпись. Она содержит должность, ФИО отправителя, его контактные данные.

Структура — это те блоки, в которые нужно вписывать ваш текст. Сохранение структуры позволит минимизировать затраты времени на придумывание письма — оно уже готово.

Помимо структуры, деловое письмо выделяется своим стилем. Его ни с чем не перепутаешь. Следовать деловому стилю не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Главное — выполнять следующие правила:

Тема письма конкретна и понятна. Например, «Запрос на получение счета на оплату» или «Подтверждение получения оплаты».
Простые предложения. Следите за тем, чтобы в письме было больше глаголов, меньше причастных и деепричастных оборотов.
Наличие формул вежливости. Их присутствие в коммерческой переписке обязательно. Включите такие фразы, как «С уважением», «С надеждой на сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями».
Информативность. Проследите, чтобы в тексте были цифры, факты, конкретика.
Нейтральный тон. Выберите спокойный тон повествования без ярко выраженных эмоций. Он оптимален для подобной переписки.
Наличие разбивки на абзацы. Каждый абзац следует посвящать одной мысли.
Краткость. Следите за тем, чтобы деловое письмо не превышало 1-1,5 листов А4. Максимальный объем — 2 листа.
Обращение на «вы». Даже если внутри компании обращение на «ты» приветствуется, то в коммерческой переписке это недопустимо.
Отсутствие сокращений. Не «г-н», а «господин», не «ув.», а «уважаемый». Сокращать можно только единицы мер, весов и мощностей.
Отсутствие ошибок. Это своеобразное проявление вежливости к тому, кто будет читать письмо. Если пишете обращение к иностранному партнеру, обратитесь к профессиональному переводчику.

При написании деловых писем избегайте красочных эпитетов, фамильярности, несвязанных между собой мыслей, фривольностей, сленговых слов.

Как начать и закончить

Начать деловое письмо стоит с уважительного обращения и конкретного описания ситуации. После этого необходимо написать побуждение к действию «Просим/прошу» (также можно указать глаголы «предлагаем, уведомляем, требуем»).

Закончить деловое письмо стоит указанием готовности к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

до встречи;
до связи;
готовы предоставить информацию.

Как обращаться в деловом письме

Если вы обращаетесь к деловому партнеру, руководителю, потенциальному клиенту, то следует использовать формальный тон. Например:

Уважаемый/уважаемая [имя, отчество];
Здравствуйте, [имя, отчество];
Добрый день, [имя, отчество].

Использование имени или имени с отчеством напрямую зависит от того, как сам адресат подписывает свои письма или представляется.

Как попросить в деловом письме

Письмо-просьба является наиболее распространенной формой деловой переписки. Такое письмо состоит из двух частей:

Вводная часть. В ней указываются побудительные мотивы или причины обращения с просьбой.
Сама просьба. В ней в главную фразу входят слова, образованные от слова «просить». В некоторых случаях подобная просьба может и не содержать этого глагола — можно употребить более витиеватую фразу типа «Мы надеемся, что вы сочтете возможным/необходимым (определенное действие)».

Составляя деловое письмо-просьбу, не начинайте его со слова «Прошу…» и не благодарите заранее. Подчеркните вашу заинтересованность в ее исполнении.

Как писать благодарности

Письмо-просьба является наиболее распространенной формой деловой Письмо-благодарность пишется с целью привлечь внимание, напомнить о себе, укрепить взаимоотношения, выразить признательность.

Структура благодарности состоит из трех частей:

Вступление. Содержит обращение к конкретному лицу и благодарность.
Основная часть. Содержит конкретизацию благодарности, информацию об успехах, профессиональных компетенциях адресата, его опыта и знаний.
Заключение. Письмо оканчивается добрыми пожеланиями, а также пожеланиями на продолжение делового сотрудничества.

Как написать деловое письмо-благодарность

Заключение

Деловое письмо является не просто важным, но основным элементом коммерческой корреспонденции. Этот стиль универсален: с его помощью можно напомнить, поздравить, выразить благодарность, предложить сотрудничество, указать на наличие претензий.

Мы рассказали, как писать деловое письмо, с чего его начать и как закончить. Предлагаем использовать для деловой переписки мессенджер Anwork. Это специальная разработка для B2B-сегмента с высокими параметрами безопасности и удобством использования.

Изображения разработаны Freepik