Как писать деловое письмо, чтобы сообщения коллегам достигали нужных вам результатов

Деловое письмо является основным методом коммуникации компании с клиентами, контрагентами, партнерами. Его преимущество заключается в том, что информация до адресатов доносится в четкой, понятной и уважительной форме в соответствии с правилами бизнес-сферы.

В статье мы рассмотрим, как писать деловое письмо, как его начать, закончить, как писать благодарности. Вы узнаете нюансы, которые помогут вам не допустить ошибок при его написании.
09.02.24
5 мин
|

Деловое письмо как документ

Прежде чем писать деловое письмо, нужно знать что это краткий (не более 1-1,5 страниц) документ, в котором рассматривается один вопрос (или несколько вопросов, касающихся одной темы). Деловое письмо имеет свою структуру, его составление подчиняется определенным правилам.

Как правильно писать деловое письмо

Важным моментом в написании делового письма является его структура. Она следующая:
  • Заголовок. Содержит тему послания, может содержать указание вида коммерческой корреспонденции.
  • Обращение. Вежливое обращение к адресату.
  • Вводный абзац. Содержит описание повода обращения, передает суть письма.
  • Основная часть. Полностью раскрывает информацию, приведенную в вводном абзаце. Это «тело» письма.
  • Заключение. Содержит небольшой вывод, касающийся основной части. В заключении может быть призыв к совершению какого-либо действия.
  • Подпись. Она содержит должность, ФИО отправителя, его контактные данные.
Как правильно написать деловое письмо
Структура — это те блоки, в которые нужно вписывать ваш текст. Сохранение структуры позволит минимизировать затраты времени на придумывание письма — оно уже готово.

Помимо структуры, деловое письмо выделяется своим стилем. Его ни с чем не перепутаешь. Следовать деловому стилю не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Главное — выполнять следующие правила:

  • Тема письма конкретна и понятна. Например, «Запрос на получение счета на оплату» или «Подтверждение получения оплаты».
  • Простые предложения. Следите за тем, чтобы в письме было больше глаголов, меньше причастных и деепричастных оборотов.
  • Наличие формул вежливости. Их присутствие в коммерческой переписке обязательно. Включите такие фразы, как «С уважением», «С надеждой на сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями».
  • Информативность. Проследите, чтобы в тексте были цифры, факты, конкретика.
  • Нейтральный тон. Выберите спокойный тон повествования без ярко выраженных эмоций. Он оптимален для подобной переписки.
  • Наличие разбивки на абзацы. Каждый абзац следует посвящать одной мысли.
  • Краткость. Следите за тем, чтобы деловое письмо не превышало 1-1,5 листов А4. Максимальный объем — 2 листа.
  • Обращение на «вы». Даже если внутри компании обращение на «ты» приветствуется, то в коммерческой переписке это недопустимо.
  • Отсутствие сокращений. Не «г-н», а «господин», не «ув.», а «уважаемый». Сокращать можно только единицы мер, весов и мощностей.
  • Отсутствие ошибок. Это своеобразное проявление вежливости к тому, кто будет читать письмо. Если пишете обращение к иностранному партнеру, обратитесь к профессиональному переводчику.

При написании деловых писем избегайте красочных эпитетов, фамильярности, несвязанных между собой мыслей, фривольностей, сленговых слов.

Как начать и закончить

Начать деловое письмо стоит с уважительного обращения и конкретного описания ситуации. После этого необходимо написать побуждение к действию «Просим/прошу» (также можно указать глаголы «предлагаем, уведомляем, требуем»).

Закончить деловое письмо стоит указанием готовности к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

  • до встречи;
  • до связи;
  • готовы предоставить информацию.
Как начать деловое письмо

Как обращаться в деловом письме

Если вы обращаетесь к деловому партнеру, руководителю, потенциальному клиенту, то следует использовать формальный тон. Например:

  • Уважаемый/уважаемая [имя, отчество];
  • Здравствуйте, [имя, отчество];
  • Добрый день, [имя, отчество].

Использование имени или имени с отчеством напрямую зависит от того, как сам адресат подписывает свои письма или представляется.

Как попросить в деловом письме

Письмо-просьба является наиболее распространенной формой деловой переписки. Такое письмо состоит из двух частей:

  • Вводная часть. В ней указываются побудительные мотивы или причины обращения с просьбой.
  • Сама просьба. В ней в главную фразу входят слова, образованные от слова «просить». В некоторых случаях подобная просьба может и не содержать этого глагола — можно употребить более витиеватую фразу типа «Мы надеемся, что вы сочтете возможным/необходимым (определенное действие)».

Составляя деловое письмо-просьбу, не начинайте его со слова «Прошу…» и не благодарите заранее. Подчеркните вашу заинтересованность в ее исполнении.

Как писать благодарности

Письмо-просьба является наиболее распространенной формой деловой Письмо-благодарность пишется с целью привлечь внимание, напомнить о себе, укрепить взаимоотношения, выразить признательность.

Структура благодарности состоит из трех частей:

  • Вступление. Содержит обращение к конкретному лицу и благодарность.
  • Основная часть. Содержит конкретизацию благодарности, информацию об успехах, профессиональных компетенциях адресата, его опыта и знаний.
  • Заключение. Письмо оканчивается добрыми пожеланиями, а также пожеланиями на продолжение делового сотрудничества.
Как написать деловое письмо-благодарность

Заключение

Деловое письмо является не просто важным, но основным элементом коммерческой корреспонденции. Этот стиль универсален: с его помощью можно напомнить, поздравить, выразить благодарность, предложить сотрудничество, указать на наличие претензий.

Мы рассказали, как писать деловое письмо, с чего его начать и как закончить. Предлагаем использовать для деловой переписки мессенджер Anwork. Это специальная разработка для B2B-сегмента с высокими параметрами безопасности и удобством использования.
Изображения разработаны Freepik
Хотите попробовать Anwork в вашей компании?
Получите бесплатную demo-версию на 1 месяц и консультацию наших специалистов.
Другие статьи
Применение
Показать ещё
Показать ещё
Подпишитесь на рассылку, чтобы узнавать о технологиях для развития бизнеса
«Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности»