Структура — это те блоки, в которые нужно вписывать ваш текст. Сохранение структуры позволит минимизировать затраты времени на придумывание письма — оно уже готово.
Помимо структуры, деловое письмо выделяется своим стилем. Его ни с чем не перепутаешь. Следовать деловому стилю не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Главное — выполнять следующие правила:
- Тема письма конкретна и понятна. Например, «Запрос на получение счета на оплату» или «Подтверждение получения оплаты».
- Простые предложения. Следите за тем, чтобы в письме было больше глаголов, меньше причастных и деепричастных оборотов.
- Наличие формул вежливости. Их присутствие в коммерческой переписке обязательно. Включите такие фразы, как «С уважением», «С надеждой на сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями».
- Информативность. Проследите, чтобы в тексте были цифры, факты, конкретика.
- Нейтральный тон. Выберите спокойный тон повествования без ярко выраженных эмоций. Он оптимален для подобной переписки.
- Наличие разбивки на абзацы. Каждый абзац следует посвящать одной мысли.
- Краткость. Следите за тем, чтобы деловое письмо не превышало 1-1,5 листов А4. Максимальный объем — 2 листа.
- Обращение на «вы». Даже если внутри компании обращение на «ты» приветствуется, то в коммерческой переписке это недопустимо.
- Отсутствие сокращений. Не «г-н», а «господин», не «ув.», а «уважаемый». Сокращать можно только единицы мер, весов и мощностей.
- Отсутствие ошибок. Это своеобразное проявление вежливости к тому, кто будет читать письмо. Если пишете обращение к иностранному партнеру, обратитесь к профессиональному переводчику.
При написании деловых писем избегайте красочных эпитетов, фамильярности, несвязанных между собой мыслей, фривольностей, сленговых слов.