Чат-боты для сотрудников. Оптимизируем рабочие процессы

Чат-боты активно используются в корпоративной сфере, поскольку являются эффективным и удобным инструментом оптимизации сложных процессов. Они способны значительно сократить время решения задач: с нескольких дней и даже месяцев до нескольких минут.

В статье мы рассмотрим, что такое чат-бот для сотрудников компании, какие бывают их виды и как их правильно внедрить в рабочую среду.

18.01.24

5 мин

Что такое чат-бот для сотрудников компании
Какие чат-боты для сотрудников бывают
Для обучения и адаптации для новых сотрудников
Для осуществления контроля сотрудников
Для ежедневного напоминания сотрудникам
Подведем итоги

Что такое чат-бот для сотрудников компании

Чат-бот для сотрудников — это программа, решающая задачи по определенному алгоритму. Сфера его применения велика — при помощи бота можно решать самые разные задачи.

Чат-бот особенно эффективен в следующих сферах:

адаптация новых сотрудников;
подбор персонала;
подача заявлений;
ответы на часто задаваемые вопросы;
обучение сотрудников;
интервьюирование;
планирование отпусков и времени.

Благодаря обширности своего применения чат-боты стали незаменимым инструментом решения различных задач в компании.

Что такое чат-бот для сотрудников компании

Какие чат-боты для сотрудников бывают

Существует несколько классификаций чат-ботов по различным признакам. По способу общения выделяют:

Сценарные боты. Взаимодействуют с пользователем при помощи кнопок.
Текстовые боты. Проводят анализ текста и выстраивают свой ответ в соответствии с ним.
Голосовые боты. Способны распознавать человеческую речь и выявлять в ней ключевые слова.

По способу обучаемости бывают необучаемые (декларативные) и обучаемые (предиктивные) боты.

Необучаемые боты действуют в строгом соответствии с заложенным в них сценарием.
Обучаемые чат-боты для сотрудников компании создаются при помощи машинного обучения, искусственного интеллекта и технологии языковой обработки.

Также существует классификация чат-ботов в зависимости от цели использования. На ней мы остановимся подробнее.

Для обучения и адаптации для новых сотрудников

Чат-бот для адаптации и обучения новых сотрудников поможет как HR-отделу, так и самому новичку. Он выполняет следующие задачи:

Эффективный найм сотрудников. Чат-бот может использоваться как для массового подбора специалистов, так и для точечного найма менеджеров. Согласно статистике, HR-бот позволяет сэкономить до 60 часов времени.
Облегчение адаптации сотрудников. Чат-бот знакомит нового сотрудника с компанией по заданному сценарию. Он расскажет о правилах и ценностях компании, предоставит ответы на часто задаваемые вопросы. В целом в помощнике можно разместить любую полезную информацию. Если каких-то данных в нем не окажется, то бот автоматически переведет разговор на HR-специалиста.

Забота о сотрудниках. Чат-бот для адаптации может взять на себя обязанности, связанные с информированием сотрудников. Ему стоит доверить разъяснения, оповещения, напоминания — даже предоставление заявлений на отпуск.
Сбор аналитики. Чат-боты этого вида показывают, сколько вакансий закрыто, насколько успешно адаптируются сотрудники и как часто у них возникают вопросы, какие результаты обучения и каково эмоциональное состояние коллектива.

Существуют даже чат-боты с игрой для сотрудников. Они отлично вовлекают и мотивируют участников, повышают интерес к обучению.

Для осуществления контроля сотрудников

Чат-бот для контроля сотрудников эффективно справляется с возложенными на него задачами. На него можно возложить выполнение следующих функций:

контроль времени прихода и ухода сотрудников;
прогресс в выполнении ими задач;
количественные показатели — например, количество реализованных товаров или оказанных услуг;
качественные показатели — степень удовлетворенности клиентов от товаров или услуг.

Чат-бот для контроля сотрудников позволяет сэкономить немало рабочего времени менеджера и избежать конфликтных ситуаций.

Для ежедневного напоминания сотрудникам

Постоянные напоминания забирают немало сил у менеджера. Не забыть, вспомнить, сформулировать мысль, написать сообщение конкретному сотруднику — и так по нескольку десятков раз за день.

Используя чат-бот для ежедневного напоминания сотрудникам вы освободитесь от необходимости выполнения подобных задач. При помощи программы можно:

создавать напоминания с удобным для вас расписанием;
создавать простые разовые напоминания;
контролировать степень выполнения задач по напоминаниям;
получать качественную обратную связь от сотрудников в случае необходимости разъяснения той или иной задачи.

Подведем итоги

Очень важно правильно внедрить чат-бот для сотрудников компании в ежедневную практику. Для этого нужно выполнить следующие шаги:

Определить потребности компании. Это позволит подобрать программу с подходящим функционалом.
Определить наиболее проблемные места в работе с сотрудниками. Среди них: трудности в обучении, сложности с соблюдением рабочего графика, выполнением задач.
Продумать необходимые интеграции. Бот может использоваться просто в рабочем мессенджере или опираться на информацию из CRM-системы компании.
Выполнить тестовый запуск. Он покажет, удобно ли пользоваться чат-ботом и насколько он реально подходит для решения задач.
Оценить результаты внедрения. Проанализируйте, насколько хорош был опыт первого использования, что можно дополнительно внедрить в работу чат-бота.

Выполнив указанные выше 5 шагов, вы сможете точно определить, удовлетворяет ли чат-бот потребности компании. В таком случае вы ускорите работу персонала и высвободите время для развития бизнеса.

Изображения разработаны Freepik