Чат-боты для сотрудников: адаптация, обучение, оптимизация рабочих процессов

Чат-бот для сотрудников — это программа, решающая задачи по определенному алгоритму. Сфера его применения велика — при помощи бота можно решать самые разные задачи. Существует даже чат-бот для обучения сотрудников, о чем будет подробно рассказано ниже.

Существует несколько классификаций чат-ботов по различным признакам. По способу общения выделяют:

• Сценарные боты. Взаимодействуют с пользователем при помощи кнопок.
• Текстовые боты. Проводят анализ текста и выстраивают свой ответ в соответствии с ним.
• Голосовые боты. Способны распознавать человеческую речь и выявлять в ней ключевые слова.

По способу обучаемости бывают необучаемые (декларативные) и обучаемые (предиктивные) боты.

• Необучаемые боты действуют в строгом соответствии с заложенным в них сценарием.
• Обучаемые чат-боты для сотрудников компании создаются при помощи машинного обучения, искусственного интеллекта и технологии языковой обработки.

Также существует классификация чат-ботов в зависимости от цели использования. На ней мы остановимся подробнее.

Чат-бот для адаптации и обучения новых сотрудников поможет как HR-отделу, так и самому новичку. Он выполняет следующие задачи:

• Забота о сотрудниках. Корпоративный чат бот для сотрудников может взять на себя обязанности, связанные с информированием. Ему стоит доверить разъяснения, оповещения, напоминания — даже предоставление заявлений на отпуск. Немного иные, но тоже полезные алгоритмы встраиваться и в чат-бот для обучения сотрудников.
• Сбор аналитики. Чат-боты этого вида показывают, сколько вакансий закрыто, насколько успешно адаптируются сотрудники и как часто у них возникают вопросы, какие результаты обучения и каково эмоциональное состояние коллектива.

Чат-бот для адаптации новых сотрудников может даже включать в себя игры. Они отлично вовлекают и мотивируют участников, повышают интерес к обучению. Таким образом, чат-бот для обучения сотрудников снижает нагрузку на специалистов и помогает исключить утечку кадров сразу после найма.

Чат-бот для поиска, обучения и адаптации новых сотрудников компании позволяет сэкономить время HR-отдела на решении мелких задач. Он будет давать ответы на любые интересующие вопросы пользователей в круглосуточном режиме.

Важная особенность корпоративного чат-бота для обучения сотрудников заключается в том, что он непрерывно обучается и развивается. Это улучшает качество автоматизации процесса найма и предварительной фильтрации кандидатов.

Бывают следующие виды чат-ботов для адаптации сотрудников:

• Бот-команда. Проводит марафоны, знакомит коллег друг с другом, включает в единый процесс всех сотрудников компании. Он особенно полезен для больших компаний, в которых сотрудники работают вместе годами, но не знакомы лично. Также корпоративный чат-бот для сотрудников может собирать информацию по проектам от других членов команды в своеобразный дайджест: например, в начале дня, в середине и в конце. Это предоставит четкое понимание происходящего о реализации процессов на удаленной работе.
• Мотивационный чат-бот. Делает все необходимое для того, чтобы регулярно мотивировать сотрудников. Рассылка вдохновляющих сообщений иногда кажется глупостью, однако напоминание о том, что ты можешь сделать что-то действительно великое, толкает на серьезные свершения.
• Бот-друг. Еще один вид корпоративного чат-бота для адаптации сотрудников, который уделяет внимание каждому сотруднику.

Перед созданием адаптационного чат-бота для обучения сотрудников нужно четко определить потребности работников, уточнить цели и задачи, а также продумать функционал взаимодействия. Важно указать все возможные действия и реакции чат-бота.

Чат-бот для контроля сотрудников эффективно справляется с возложенными на него задачами. На него можно возложить выполнение следующих функций:

• контроль времени прихода и ухода сотрудников;
• прогресс в выполнении ими задач;
• количественные показатели — например, количество реализованных товаров или оказанных услуг;
• качественные показатели — степень удовлетворенности клиентов от товаров или услуг.

Чат-бот для контроля сотрудников позволяет сэкономить немало рабочего времени менеджера и избежать конфликтных ситуаций.

Постоянные напоминания забирают немало сил у менеджера. Не забыть, вспомнить, сформулировать мысль, написать сообщение конкретному сотруднику — и так по нескольку десятков раз за день.

Очень важно правильно внедрить чат-бот для сотрудников компании в ежедневную практику. Для этого нужно выполнить следующие шаги:

• Определить потребности компании. Это позволит подобрать программу с подходящим функционалом.
• Определить наиболее проблемные места в работе с сотрудниками. Среди них: трудности в обучении, сложности с соблюдением рабочего графика, выполнением задач.
• Продумать необходимые интеграции. Бот может использоваться просто в рабочем мессенджере или опираться на информацию из CRM-системы компании.
• Выполнить тестовый запуск. Он покажет, удобно ли пользоваться чат-ботом и насколько он реально подходит для решения задач.
• Оценить результаты внедрения. Проанализируйте, насколько хорош был опыт первого использования, что можно дополнительно внедрить в работу чат-бота.

Выполнив указанные выше 5 шагов, вы сможете точно определить, удовлетворяет ли чат-бот для сотрудников компании их потребности. В таком случае вы ускорите работу персонала и высвободите время для развития бизнеса.

Изображения разработаны Freepik