Эффективная организация каналов коммуникации организации между клиентом и сотрудниками

В современную цифровую эру у вашего бизнеса есть ключ к успеху: называется он «эффективная коммуникация». Общение с сотрудниками и клиентами должно быть уважительным и качественным как в формате «лицом-к-лицу», так и онлайн при помощи специальных приложений.

Коммуникативные навыки являются важным элементом эффективного управления и решения бизнес-задач. Если данный элемент вашего профессионального профиля недостаточно развит, то вы не сможете расти. То же самое касается приложений для делового общения: если вы используете софт низкого качества, то это может привести к утечке данных.

Хотите узнать больше об эффективной бизнес-коммуникации? Тогда эта статья для вас.

03.02.23

4 мин

|

Уделите основное внимание развитию коммуникации
Научитесь слушать
Будьте профессионалом и не переходите грань формальности
Информируйте вовремя и вдохновляйте
Инвестируйте в доверие
Уважайте своих сотрудников
Используйте подходящий канал связи с сотрудниками
Создайте эффективную стратегию внутренней коммуникации
Помните о безопасности
Заключение

Уделите основное внимание развитию коммуникации

Правильная коммуникация делает сложное простым, а запутанное — понятным. Поэтому сделайте ставку на улучшение ваших навыков общения — это должно стать вашим приоритетом. Помните о том, что вы должны работать над ними каждый день. В противном случае, ваши коммуникативные навыки никогда не будут развиты.

Научитесь слушать

Умение слушать других — это одна из важных составляющих современных бизнес-коммуникаций.

Если вы научитесь слушать, то сможете уделять собеседнику все свое внимание и не пропускать ничего важного.

Ваше умение проявится в любой ситуации — будь то разговор по телефону или тет-а-тет.

Умение выслушать собеседника — это искусство.

Будьте профессионалом и не переходите грань формальности

Профессионализм — основа любой бизнес-коммуникации.

Если вы сохраните профессионализм в разговоре, одновременно расположив к себе клиента, то это будет свидетельствовать о том, что вы максимально развили свои коммуникативные навыки. При этом очень важно поддерживать достойный имидж бренда, используя любой способ коммуникации. Всегда будьте сосредоточены на конкретной ситуации «здесь и сейчас» и делайте все самое лучшее.

Информируйте вовремя и вдохновляйте

Важным элементом организации бизнес-коммуникаций является своевременная передача информации нужному человеку. Следуйте этому фундаментальному правилу, и вы сможете значительно улучшить ваши коммуникативные навыки. Они будут вдохновлять вашего коллегу или сотрудников быть максимально продуктивными и замотивируют на успех.

Инвестируйте в доверие

В бизнес-коммуникации доверие — это основной элемент, который может вас либо подвести, либо привести к успеху. Однако выказывать доверие чаще хорошо, чем плохо: честность в общении может значительно прокачать ваши навыки общения.

Помните, что доверие — это драгоценность, которая добывается не при помощи слов, а при помощи действий.

Уважайте своих сотрудников

Уважай и будь уважаем. Немаловажной частью пазла под названием «коммуникативные навыки» является взаимное уважение к членам своей команды. Даже если работа сотрудников на первый взгляд незначительна, цените ее. Ведь именно сотрудники являются главным двигателем компании.

Используйте подходящий канал связи с сотрудниками

Благодаря использованию современных технологий средства коммуникации между сотрудниками становятся все более разнообразными. Чаще всего применяются:

Доски объявлений. Это недорогой и эффективный канал коммуникации между сотрудниками и средство качественной постановки задач. Примером популярной доски объявлений является Trello, которая выделяется среди аналогов простым управлением и мощным функционалом. Сотрудники могут устраивать обсуждения, создавать проекты, обмениваться файлами, а руководители — назначать сроки выполнения задач.
Электронная почта. Классический, но все еще использующийся канал внутренней коммуникации. Немалое количество компаний все еще применяют e-mail в качестве метода обмена информацией внутри компании. Электронная почта также может использоваться для связи с клиентами.
Корпоративные мессенджеры. Это приложения, использующиеся для осуществления быстрой коммуникации между сотрудниками компании. Они могут быть интегрированы с прочими платформами и программами — редакторами документов, CRM-системами, базами данных и сервисами рассылок. Данный канал коммуникации от обычных мессенджеров отличает повышенное внимание к безопасности передаваемой информации, наличие технологии шифрования.
Группы в социальных сетях. Относительно новый канал для организации внутренней коммуникации между сотрудниками в компании. При помощи закрытой группы можно обмениваться информацией о проектах, организовывать чаты, создавать обсуждения. При желании группу можно превратить в один большой информационный центр.
Корпоративный портал. Это онлайн-канал для коммуникации между сотрудниками компании, интегрированный в ее внутреннюю сеть. На его страницах могут появляться новости, объявления, ответы на вопросы сотрудников и информация от топ-менеджеров. Корпоративный портал может быть интегрирован с рядом кадровых программ и CRM-системами, поэтому здесь же сотрудники могут получать соответствующие услуги.
Рассылка. Еще один эффективный канал связи с сотрудниками компании. С их помощью информация распространяется очень быстро. При грамотном использовании она позволяет повысить эффективность работы. Однако важно не перегружать сотрудников информацией.
Опросы. Отличным средством обратной связи как для сотрудников, так и для клиентов, является опрос. Он позволяет высказать свое мнение о работе, предлагать эффективные идеи для улучшения бизнес-процессов. Опросы можно проводить при помощи специальных программ.
Конференции и митапы. Стандартный канал связи с сотрудниками. На них обсуждаются важные вопросы и принимаются решения. Конференции и митапы также могут проходить в онлайн-формате.

Создайте эффективную стратегию внутренней коммуникации

Стратегия внутренней коммуникации является своего рода проектом. К нему нужно подходить пошагово:

Определение проблемы. Инициатива по созданию стратегии внутренней коммуникации может исходить как от руководителя, так и от группы сотрудников, столкнувшихся с рядом трудностей. На данном этапе важно понять, какие цели ставятся и на какой результат планируется выйти.
Анализ существующих процессов. Важно понять текущее состояние коммуникации, проверить каналы получения информации. Для этого нужно провести опрос сотрудников, оценить уровень их информированности. На основании анализа можно выявить сложные моменты в коммуникации и разработать способы их устранения.
Выбор канала коммуникации. Он должен соответствовать потребностям компании и сотрудников.
Разработка стратегии. Она должна представлять собой симбиоз технологических средств и организационной культуры, учитывать особенности каждого отдела в плане выбора способов коммуникации и правил.
Оценка эффективности. Для этого нужно собрать отзывы персонала и проанализировать статистику использования разных каналов.

Помните о безопасности

Кажется, пазл коммуникативных навыков сложился. Ну что, к вершинам бизнеса? Постойте!

У вас есть надежное приложение для общения со своими сотрудниками или клиентами? Далеко не каждое программное обеспечение заслуживает доверия, поскольку не может обеспечить полную безопасность и защиту корпоративной информации.

Некоторые коммуникаторы, например, anwork.net, позволяют вам держать руку на пульсе вашего бизнеса, обеспечивают безупречную связь и сквозное шифрование передаваемых данных. С их помощью можно обмениваться любым типом файлов — фото, видео, аудио, текст.

Одним из главных преимуществ Anwork является сквозное шифрование на всех уровнях, а также P2P-архитектура для организации безопасного общения. Вы можете быть полностью уверенными в том, что бизнес-коммуникации максимально защищены.

Общение в Anwork происходит в закрытых группах, попасть в которые можно только по приглашению. Пользователю не нужно регистрироваться или вводить свои данные, вся информация находится на смартфонах, а не на серверах. Злоумышленники не могут получить к ней доступ.

В Anwork можно настроить таймер для удаления данных из чата. Для экстренного уничтожения переписки достаточно ввести PIN-код.

Заключение

Правильная организация бизнес-коммуникаций позволяет вашему делу развиваться. Просто следуйте приведенным выше советам. Если вам нужно надежное приложение для безопасного общения с отличным функционалом, перейдите на https://anwork.net/.

Изображения разработаны Freepik