Работа в удаленной команде: как организовать

Пандемия показала, что привычное положение дел и удобный ритм жизни могут измениться в одночасье. Особенно нелегко пришлось бизнесу — предприниматели были вынуждены отправить на «удаленку» значительную часть персонала.

Пандемия ушла, но необходимость в качественной организации удаленной работы не исчезла. В статье мы расскажем, как организовать удаленную работу и какие есть нюансы в этом непростом деле.

11.10.23

4 мин

Особенности работы удаленной команды
Как организовать работу удаленно
От чего зависит эффективность процессов удаленной работы
Самые важные программы для удаленной работы
Наиболее важные программы для удаленной работы команды
Выводы

Особенности работы удаленной команды

Опыт организации процесса удаленной работы показал, что сотрудники показывают большую эффективность, чем работающие в офисе. Около 10% начинают рабочий день раньше, а заканчивают его позже.

Помимо этого, удаленная работа значительно увеличивает лояльность сотрудников к своему работодателю. По результатам проведенных исследований, некоторые специалисты готовы пожертвовать ради возможности выполнять свои обязанности из дома небольшой частью заработной платы.

Удаленная работа привлекает следующими плюсами:

возможность не тратить время на поездки на работу;
уменьшение стресса и конфликтных ситуаций;
возможность правильно расставить приоритеты, разграничить работу и жизнь;
большая продуктивность работы.

Ложкой дегтя в процессе перевода на удаленку является тот факт, что большинство специалистов вообще никогда не работали в подобном формате. Сотрудники, перешедшие на подобный формат, отмечают следующие минусы:

трудности с материальным оснащением рабочего места;
наличие факторов, отвлекающих от работы;
проблемы с концентрацией при решении производственных задач.

Как организовать работу удаленно

Дистанционная работа позволяет нанимать специалистов в компанию из других стран и городов. Для того чтобы бизнес развивался в правильном направлении и коллектив функционировал эффективно, нужно правильно организовать работу удаленно:

Узнайте подчиненных. Понимание интересов, приоритетов, целей поможет лучше понять характер сотрудников и эффективнее управлять командой. Подобная работа требует времени, но очень эффективна.
Создайте штатное расписание для удаленных работников. Они должны быть доступны в то же самое время, что и те, кто остался в офисе.
Формулируйте запросы письменно. После проведенной видеоконференции или телефонных переговоров важно создать письменный обзор главных тезисов и отправить его коллегам. Эта мера позволит сотрудникам не забывать важные моменты в работе.
Установите KPI. Подобный показатель эффективности позволит контролировать степень прогресса сотрудников в решении рабочих задач.
Организуйте личные связи. При всех ее недостатках, офисная работа выполняет важную роль в социализации. Очень важно создать канал для неформальной переписки в мессенджере, пару раз в мессенджере общаться в формате видео и ежегодно организовывать личную встречу.
Отмечайте достигнутые успехи. Признание успехов перед коллегами, похвала руководителя или премия являются лучшими мотиваторами для большинства специалистов. Не забывайте поощрять достижения.

От чего зависит эффективность процессов удаленной работы

На эффективность работы удаленной команды немалое влияние оказывают применяющиеся способы гибкого управления и типы управления командой.

Наиболее известные гибкие системы менеджмента — это AGILE, SCRUM и KANBAN. Они могут использоваться параллельно, поскольку не содержат противоречивых идей. Применение гибких систем менеджмента позволяет организовать процесс удаленной работы так, чтобы не перегрузить сотрудников.

Существует три типа управления командой: авторитарный, демократический и либеральный. При авторитарном стиле руководитель жестко диктует свою волю, при либеральном — наоборот, предоставляет подчиненным возможность самостоятельно принимать решения. Демократический стиль основывается на поощрении инициативы работников и совместном обсуждении проблемы руководителем вместе с подчиненными.

Самые важные программы для удаленной работы

Качественная работа удаленной команды была бы невозможной без использования определенного набора программ. К ним можно отнести:

Сервис учета рабочего времени. Руководителю нужно следить, чтобы сотрудники правильно использовали время в процессе удаленной работы. Использование специальных программ учета является особенно важным в случае сжатых сроков сдачи проекта или почасовой оплаты труда.
Программа для мониторинга задач. Для постановки задач и распределения ответственности можно использовать CRM-систему или отдельное приложение. Хорошо себя зарекомендовали программы для распределения задач по принципу KANVAN — Trello. Для каждого отдельного проекта создается отдельная доска, где прописываются списки заданий, ответственность распределяется между подчиненными.
Корпоративный мессенджер. С его помощью можно не только обмениваться сообщениями, но и организовывать аудио- и видеоконференции, осуществлять обмен файлами.

Наиболее важные программы для удаленной работы команды

Хорошим примером корпоративного мессенджера является Anwork — специальная разработка для B2B-сегмента и эффективной организации работы удаленной команды. В нем делается акцент на безопасность, которая достигается благодаря применению сквозного шифрования на всех уровнях. Все общение проходит в закрытых группах, попасть в которые можно только по приглашению путем ввода пин-кода.

В Anwork отсутствует регистрация. Это сводит на нет угрозу несанкционированного доступа к конфиденциальной коммерческой информации. Руководители и сотрудники компаний могут не беспокоиться: каналы связи надежно защищены. При этом у разработчиков нет доступа к данным клиента.

Выводы

Работа удаленной команды — это не инновация, а реалия для современного бизнеса. Конкретные результаты работы коллектива и его эффективность зависят от используемых моделей управления и руководителя проекта.

Немаловажное значение в обеспечении качественного функционирования удаленной команды играет программное обеспечение. Его применение должно обеспечивать слаженную работу и достижение поставленных задач, а также максимальную защищенность личных данных сотрудников.

Изображения разработаны Freepik