Системы автоматизации: как максимально автоматизировать бизнес-процессы

Автоматизация бизнес-процессов является элементом оптимизации, которая помогает сэкономить средства на решении рутинных задач. У специалистов появляется больше времени на креатив и развитие бизнеса.

Автоматизация заключается в внедрении специального программного обеспечения. Так, больше не нужно перезванивать клиенту, отслеживать оплату, проверять наличие товара на складе. Человек максимально разгружается от тех задач, решить которые может софт.

Автоматизация бизнес-процессов может включать в себя:

• Управление документами. Применение специального программного обеспечения для создания, обработки, хранения и передачи электронной документации.
• Планирование и контроль производства. ПО позволяет улучшить управление производственными операциями.
• Управление проектами. Софт убирает рутину, высвобождает время для оптимизации рабочих процессов команды проекта.
• Маркетинг и продажи. Программное обеспечение может внедряться также для автоматизации простых задач и улучшении процесса продаж.

Внедрять автоматизацию бизнес-процессов нужно как малому, так и крупному бизнесу. Однако сложная автоматизация потребуется далеко не всем.

Для малого бизнеса подойдут готовые решения без индивидуализации. В каждой программе есть пробный период, который позволяет протестировать и понять, подходит она для решения определенных задач или нет.

В случае крупного бизнеса потребуется комплексная автоматизация всех процессов. Разрабатываются индивидуальные проекты с использованием сложного софта. Именно это позволит большим компаниям грамотно масштабироваться.

Автоматизация однозначно не нужна компаниям, которые находятся на стадии запуска или работают с постоянными заказчиками. Также не стоит тратиться на использование новых программных решений в случае, если расходы на автоматизацию окажутся выше конкретной прибыли.

Ряд обычных задач можно выполнить самостоятельно: например, настроить CRM-систему или сервис рассылок. Однако для этого нужно хорошо разбираться во всем, что делаешь. От чтения инструкций до обучения сотрудников — на все нужно будет тратить время.

Для предпринимателей это долго и трудозатратно. Поэтому автоматизацией занимаются интеграторы. Это группа профессионалов, которая берет на себя решение задач по подбору программного обеспечения и его отладке в соответствии с конкретными потребностями компании.

Весь путь проходит следующие этапы:

• Сначала предприниматель подбирает подходящий для автоматизации сервис, регистрируется, познает функционал во время пробного периода. После окончания пробного периода сервис предлагает полное внедрение: или своими силами, или силами компании внешних интеграторов. Чаще всего выбирают второй вариант.
• В самом начале автоматизации бизнес-процессов команда внедрения просит в помощь сотрудника компании. Он рассказывает все нюансы работы и знакомит с конкретными процессами.
• Интеграторы анализируют полученную информацию, подготавливают описание процессов, которые нужно автоматизировать, составляют план внедрения.
• Специалисты выполняют настройку системы. Чем больше у нее функций, тем больше времени на внедрение и отладку. Отладка простой CRM требует 1-2 месяца, сложной — до 6 месяцев.
• После того как система внедрена, начинается процесс обучения сотрудников. По его окончании выдаются свидетельства и сертификаты.

Существует немало средств автоматизации бизнес-процессов. Их легче описывать, разбив по группам в зависимости от назначения:

• CRM. Специализированные системы для управления продажами и обслуживанием клиентов. Увеличивают качество клиентского сервиса и, соответственно, уровень удовлетворенности покупателей.
• HRM. Программные решения для управления персоналом и автоматизации работы кадровой службы. Уменьшают объем бумажной работы и значительно увеличивают удовлетворенность сотрудников за счет оперативной коммуникации.
• ECM. Системы, значительно упрощающие электронный документооборот. Они делают доступ к информации о бизнес проще, помогают управлять изменениями. Также подобные системы позволяют автоматически обрабатывать документацию, что исключает влияние человеческого фактора, уменьшает количество ошибок, связанных с обработкой данных.
• BPM. Системы автоматизации для моделирования и управления всеми бизнес-процессами. Позволяют визуализировать их и найти способы качественной оптимизации.
• WMS. Специализированные решения, позволяющие управлять складами, запасами и вести качественный учет с момента поступления материалов или товаров. Упрощают процесс инвентаризации, помогают лучше контролировать запасы и повышают эффективность работы складов в целом. Внедрение подобного софта позволяет значительно уменьшить продолжительность бизнес-процессов, связанных с обработкой и доставкой заказов.
• TMS. Системы для управления логистикой и процессом перевозок. Подобные системы упрощают работу с отгрузками. Софт сам выбирает наиболее оптимальный маршрут на основании установленных предпочтений. Также использование систем позволяет сократить затраты на логистику при одновременном увеличении эффективности бизнес-процессов.
• ERP. Специальные решения для крупных компаний, которые объединяют в себе прочие инструменты автоматизации. Можно покупать не всю систему, а только определенные модули. Системы аккумулируют данные из различных бизнес-процессов, предоставляют данные о текущем состоянии и качестве функционирования предприятия.

Перед процессом автоматизации бизнес-процессов важно определиться с программным решением, подходящим нуждам вашей компании.

Автоматизация бизнес-процессов не осуществляется одномоментно. Это планомерная работа, которая состоит из нескольких этапов.

Мы выделили 7 ступеней улучшения эффективности работы компании:

Существует немало отличных программных решений отечественной разработки, которые могут составить достойную конкуренцию иностранным сервисам. Мы рассмотрим некоторые из них:

Автоматизация — это процесс гибкий. Конкретные случаи автоматизации отличаются друг от друга. Специалисты выделяют 6 уровней автоматизации бизнес-процессов:

1. Ручной уровень. Все процессы в бизнесе выполняются вручную. Это требует от руководителя и специалистов большого количества времени и сил.
2. Основная автоматизация. В бизнес внедряются простые автоматизированные инструменты и системы. Это могут быть базы данных, электронные таблицы и прочий софт для того, чтобы сделать учет и управление информацией проще.
3. Частичная автоматизация. Специализированные системы охватывают только лишь часть процессов. Это может быть управление заказами, учетом и финансами.
4. Интегрированная автоматизация. Подразумевает объединение различных автоматизированных систем. Это позволяет значительно облегчить обмен данными между ними и упростить рабочие процессы.
5. Расширенная автоматизация. Используется в сложных и высокоуровневых бизнес-процессах. Она подразумевает внедрение инновационных технологий: искусственный интеллект и машинное обучение.
6. Полная автоматизация. Бизнес-процессы в компании автоматизированы полностью. Вмешательство человека минимально или полностью отсутствует.

Бизнес-автоматизация сулит руководителю компании и персоналу значительный потенциал и пользу. Однако в некоторых случаях использование специализированного софта не приводит к желаемому результату. Рассмотрим причины, почему так происходит.

Если выбрано неправильное программное обеспечение, которое не соответствует конкретным потребностям компании, то это может привести к провалу реализации проекта. Ряд систем очень сложные для определенных задач.

Если загодя не разобраться в качестве функционирования процессов и не определиться с конкретными задачами, которые нужно автоматизировать, то сложно сделать правильный выбор подходящего программного обеспечения.

Недостаточное изучение бизнес-процессов может привести к упущению важных деталей. Это плохо отразится на результатах.

Наиболее частая проблема, которая кроется в отсутствии корректной нормативно-справочной информации. Она встречается во многих крупных проектах, которые испытывают трудности при миграции данных между системами. Информация может дублироваться, неправильно именоваться, что существенно затрудняет ее поиск.

Если не уделить достаточного внимания сфере кибербезопасности, то это приведет к утечке информации, взлому системы или потере наиболее ценных данных. Несоблюдение нормативов приводит к серьезным проблемам даже на завершающих стадиях проекта.

Если автоматизация проводится без четкого плана и наугад, то это приведет к ошибкам в распределении ресурсов и трудностям в реализации проекта. В таком случае результативность автоматизации находится под угрозой.

Сопротивляться нововведениям — это нормальное действие для многих людей. Часть сотрудников привыкла к определенному образу ведения бизнеса. Им не хочется изменений. В ряде ситуаций может даже возникнуть активное противодействие внедрению.

Для руководителя важно не только принимать решения, но и обучать, а также включать исполнителей в процесс внедрения. Это поможет быстрее осознать преимущества автоматизации.

Не стоит думать, что автоматизировать можно абсолютно все в бизнесе. Есть процессы, которые плохо подгоняются под стандартные рамки.

Так, автоматизация не заменит творческий процесс. Она бесплодна и не принесет новых идей. Процесс поиска новых решений полностью отдан на откуп человеку.

Не заменит автоматизация и личное общение с клиентами. Да, софт может собрать данные и в целом облегчить жизнь пользователя, однако он не может воздействовать эмоционально — во всяком случае пока. Именно человеческое убеждение играет важную роль в продажах и маркетинге.

Анализ данных, которые сложно структурировать, также не может быть автоматизирован. Это могут быть изображения, тексты, нечеткие аудиозаписи.

Ряд бизнес-процессов и вовсе сложен для автоматизации. Например, медицинская диагностика или судебная экспертиза требуют большого опыта конкретного специалиста.

И, конечно же, сложно или вовсе нельзя автоматизировать непредсказуемые события. Их нельзя заранее предугадать и учесть. Да, можно подготовиться к большинству кризисов, однако нештатные ситуации порой удивляют своей нестандартностью. Сразу софт справиться с ними не сможет.

Следование определенным принципам значительно увеличит шансы автоматизации бизнеса:

• Качественное понимание и анализ бизнес-процессов. Для успеха нужно проанализировать существующие процессы в бизнесе, выявить возможности для конкретных улучшений и определить приоритеты.
• Подбор нужных технологий и программных инструментов. Случай каждого предприятия уникален. Подберите технологии и платформы, которые полностью соответствуют целям и потребностям организации.
• Поддержка со стороны руководства. Конкретная заинтересованность в проводимой автоматизации со стороны администрации компании имеет решающее значение для ее успеха. Участвуйте в процессе принятия решений и определении стратегии процесса.
• Постоянная оптимизация. Автоматизация бизнес-процессов не статична. У организации должны быть способности к непрерывному улучшению всех процессов. Очень желательно, чтобы специалисты постоянно мониторили производительность, анализировали данные и определяли точки роста.
• Качественная интеграция систем. Рабочие процессы становятся значительно проще, если выполняется бесшовная интеграция. Она уменьшает количество ошибок и существенно ускоряет выполнение задач.
• Результативное обучение и поддержка сотрудников. Изменение рабочих процессов потребует от сотрудников новых навыков. Их нужно обучить особенностям использования новых систем и процедур.
• Своевременная масштабируемость. Нужно обязательно учитывать возможности будущего расширения систем автоматизации по мере роста бизнеса.
• Грамотная оценка рисков. Нужно выявить возможные риски, которые связаны с внедрением нового программного обеспечения. Очень желательно выявить возможные проблемы безопасности.

Автоматизированное управление бизнес-процессами компании актуально для многих сфер. Внедрение специальных программных решений позволит систематизировать работу в области операционной деятельности, управления, маркетинга, контроля качества.

Вы сможете экономить время на рутинной работе и высвободить силы для продумывания стратегии развития бизнеса и его вывода на новый уровень.

Изображения разработаны Freepik