Лучший корпоративный локальный мессенджер для сотрудников: каким он должен быть

Корпоративный мессенджер сегодня необходим любой компании, независимо от направления бизнеса и размера. Будь в организации 10, 100 или 1000 сотрудников, для их общения через локальную сеть лучше использовать одно специализированное программное решение.

Современный рынок чатов для бизнеса включает в себя десятки, если не сотни программных продуктов. Постараемся разобраться, какой из них лучше.

09.11.22

3 мин

Что представляет собой корпоративный мессенджер компании
Отличия корпоративного чата от обычного
Преимущества корпоративного мессенджера перед другими способами обмена информацией
Назначение чата организации
Требования к корпоративному чату компании
Самые популярные решения для ведения внутреннего чата компании
Правила общения в корпоративных чатах
О важности мессенджеров с технологией защиты
Заключение

Что представляет собой корпоративный мессенджер компании

Один корпоративный чат должен объединять в одном месте связи между работниками компании, а также позволять общаться с клиентами, партнерами и подрядчиками.

У программы для коммуникации сотрудников в локальной сети обязательно должны быть следующие функции:

обмен сообщениями в виде текста в личном пространстве и для всех вместе в общем чате;
отправка/прием файлов;
звонки;
видеосвязь.

Обязательно стоит найти корпоративный софт, которым могут пользоваться все сотрудники предприятия, вне зависимости от того, какая у каждого модель смартфона с операционными системами iOS, Android или Microsoft Windows Mobile. Исключением могут стать лишь компьютеры на linux. Например, мессенджер Anwork не поддерживается iPhone и смартфонами на Android 6 версии и старше.

Отличия корпоративного чата от обычного

От стандартного ПО, такого как Telegram или WhatsApp корпоративный чат отличается сразу несколькими важными особенностями:

попасть в чат можно, только получив лицензионный ключ;
контроль доступа обеспечивается тем, что администратор знает, кому отправлено приглашение — посторонний попасть в чат не может, как и получить к нему доступ, т.к. одно приглашение доступно только одному новому пользователю по ссылке;
отсутствие привязки к человеку — доступы могут выдаваться отделам или конкретным людям, все зависит от задач предприятия.

Преимущества корпоративного мессенджера перед другими способами обмена информацией

Корпоративные мессенджеры обладают следующими ключевыми преимуществами:

Комфорт. Сотрудники компании могут получать всю важную рабочую информацию, не находясь в офисе. Они могут обмениваться данными, будучи в командировке, на больничном и даже по пути на работу. В любых исключительных ситуациях специалисты всегда на связи.
Любые форматы сообщений. В мессенджерах можно отправлять любые файлы. Это могут быть текстовые документы, аудио- и видеофайлы, презентации. Некоторые мессенджеры обладают функцией оперативного ознакомления с различными документами.
Возможность создания тематических каналов. В корпоративных коммуникаторах есть функция создания тематического чата для конкретного проекта или отдела (маркетинга, разработки, бухгалтерии), чата для общения с фрилансерами. Это особенно удобно для лимитирования количества исходящей информации и предоставления разноуровневого доступа к ней.
Оперативность коммуникации. Специализированное программное обеспечение позволяет быстро передавать нужную информацию и также оперативно реагировать на полученные сообщения.
Возможности настройки хранения информации. Качественные корпоративные мессенджеры хранят информацию не на серверах, а на устройствах. В них предусмотрена функция настройки автоматического удаления файлов через определенное количество времени.
Наличие опции аудио- и видеозвонков. В коммуникаторах предусмотрена функция совершения аудио- и видеозвонков, а также групповых аудио- и видеоконференций. Это позволит обсуждать важные рабочие вопросы, не находясь в офисе.
Возможность автоматизации и роботизации. В ряде мессенджеров реализована функция создания чат-ботов. Они значительно ускоряют решение рабочих задач и быстро предоставляют всю нужную информацию. В некоторых случаях чат-бот и вовсе может выступить в роли полноценного помощника.
Сотрудник не отвлекается от решения рабочих вопросов из-за личных переписок и сообщений в инфоканалах. В рабочее время он занимается обсуждением проектов и коммуникацией, связанной с их реализацией.

Особенное внимание в корпоративном коммуникаторе уделяется безопасности. Это является ключевым отличием от обычных мессенджеров.

Если в популярных приложениях сквозное шифрование осуществляется далеко не всегда по умолчанию, то в специализированном программном обеспечении шифруется вся информация. Это позволяет качественно защитить конфиденциальные данные, сохранить репутацию бизнеса, доверительные отношения с сотрудниками и клиентами.

Назначение чата организации

Корпоративный чат может быть создан для локальной сети, либо использоваться в интернете. Вне зависимости от технических особенностей, такой мессенджер разрабатывается специально для бизнеса, учитывает особенности функционирования современных организаций и нужды их сотрудников.

Специализированный мессенджер дает возможность:

обезопасить конфиденциальные, в том числе личные данные, эксклюзивные идеи;
повысить продуктивность работы команды;
защитить компанию от возможных рисков и атак сервера злоумышленниками.

Требования к корпоративному чату компании

К корпоративным чатам для локальной сети компании предъявляют разные требования, исходя из основных задач и особенностей работы. Однако можно выделить список стандартных требований, в которых заинтересован любой бизнес:

Доступность. Чат или мессенджер должен давать возможность работать онлайн любому сотруднику, вне зависимости от используемого устройства.
Безопасность. Мессенджер для локальной сети должен обеспечивать сохранность конфиденциальных данных и защищать информацию от утечек.
Закрытость. Доступ в корпоративный чат должны получать только те люди, которых выбирает руководитель, будь то сотрудники, клиенты или партнеры.
Многофункциональность. Чаты должны обеспечивать возможность быстрого обмена файлами, сообщениями, данными, а также вести общение в формате аудио и видео.

Только при удовлетворении этим правилам можно сказать, что мессенджер подходит для использования в локальной сети.

Самые популярные решения для ведения внутреннего чата компании

Для коммуникаций в бизнесе сегодня создается множество программных решений. Среди них можно выделить несколько наиболее интересных:

eXpress. Функциональный сервис для корпоративных процессов, включающий в себя все возможности современного ПО, адаптированного под использование в бизнесе. Представляет собой облачную платформу, которой можно пользоваться с любых устройств и из любой точки мира.
Dialog. Мессенджер для бизнеса, который позволяет организовать единое пространство для всего общения компании через локальную сеть и с внешними адресатами. Характеризуется высокой надежностью и безопасностью. Данные шифруются по протоколам TLS и DTLS.
Samoware. Программа на платформе CommuniGate Pro, позволяющая организовать любое общение в компании. Безопасность обеспечивается сквозным шифрованием и двухфакторной аутентификацией.
Anwork. Специализированный мессенджер для бизнеса, работающий по принципу закрытых корпоративных чатов, попасть в которые можно только по приглашению. Дает возможность организовать полностью безопасное общение коллег между собой, а также с клиентами и партнерами. Мессенджер позволяет отправлять не только текстовые сообщения, но и другие виды файлов, организовывать видеообщение и аудиоконференции. Для шифрования используются самые надежные протоколы, подтвержденные независимой экспертизой. Есть опция самоудаления чатов: для этого необходимо настроить таймер. Доступ возможен только после приобретения лицензии.
Tada.Team. Мессенджер позволяет не только создавать групповые чаты для команды, но и формировать корпоративные задачи в таск-трекерах, назначать собрания с помощью удобного календаря. Присутствует панель администратора, чат-боты, функция закрепления сообщений, реакции, каналы. Доступно полноценное управление проектами. Интерфейс немного устаревший, отсутствует возможность записи звонков и поддержка телефонии.
VK Team. Один мессенджер объединяет в себе чаты, голосовые сообщения, постановку рабочих задач, треды, каналы. Есть возможность интеграции с другими корпоративными сервисами, доступны календарь и электронная почта, правда, пока только для учреждений госсектора и корпораций. Минусы — в отсутствии возможности записи конференций. Зато есть книга контактов и администраторская панель, чат-боты.
Amo-мессенджер. Один из многочисленных корпоративных чатов с базовым функционалом, в котором нет функции звонков, только переписка. Встроен конструктор для создания отчетов и документов. Есть функция записи и отправки голосовых сообщений, интеграция amoCRM. И все это бесплатно при условии, что зарегистрированы будут до 12 участников, далее нужно оплачивать подписку. Минусы, помимо отсутствия звонков, в том, что работает приложение только в облаке, не подразумевает закреплений, выдачи реакций, избранного, тредов, в нем нет SSO и Active Directory.
Squadus. Разработка для бизнеса от «МойОфис». Доступна как самостоятельный корпоративный или вместе с облаком, почтой, сервисом документов. Полнофункциональный мессенджер с видео- и аудиосообщениями, тредами, чат-ботами, звонками и видеоконференциями. Работает только на собственных серверах компании, облачная версия не предусмотрена. Покупка лицензии возможна только через партнерскую сеть.
Compass. Есть звонки и возможность общения в личных и общих чатах. Интерфейс исключает отвлекающие факторы. Непрочитанные сообщения собираются в отдельную группу и всегда находятся перед глазами. Доступны чат-боты, напоминания о задачах. Бесплатно до 10 участников.
Росчат. Корпоративный мессенджер с системой учета рабочего времени и режимом «рация». Может работать по локальной сети. Оснащен функциями голосовой связи, АТС и телефонии, радиосвязью по стандарту TETRA, чат-ботами. Также вы можете написать простое текстовое сообщение в чаты. Доступна только коробочная версия.
Яндекс 360. Целая группа сервисов для общения, корпоративные решения, с помощью которых можно создать настоящий виртуальный офис. В него включен Яндекс Мессенджер, корпоративная электронная почта, календарь, облако и система электронных документов. Каждый сервис работает сам по себе. Что касается самого приложения, то он оснащен функциями общего чата и личных сообщений, аудио- и видеозвонков, голосовых сообщений с распознаванием, просмотра информационных каналов. Минус — в плохом администрировании и медленном решении проблем разработчиками.

Правила общения в корпоративных чатах

Профессиональная этика предполагает общение с коллегами на большем психологическом расстоянии, нежели в неформальных беседах. Правила существуют не только для взаимодействия руководителя и подчиненных, но и для коллег в одном статусе, а также сотрудников компании и клиентов:

Лаконичные, простые предложения. Следует строить фразы конкретно, чтобы люди сразу понимали, чего от них хотят. После приветствия необходимо сразу излагать суть дела: что нужно, в какой срок.
Чаты не предназначены для длинных сообщений. Их лучше отправить на e-mail и написать уведомление об отправке в чате.
Когда требуется пообщаться с одним коллегой, нужно писать в личные сообщения, а не в общие чаты. Отправлять файлы, предназначенные только одному сотруднику, тоже следует лично ему.
При необходимости получения срочного ответа нужно звонить.
Если нужно пообщаться в голосовом формате, но это не срочно, следует договориться в личном чате о времени созвона.
Нельзя засорять чаты множеством коротких сообщений, высылаемых подряд. На одну мысль — одно сообщение.
Грамматические ошибки исключаются. Перечитывание перед отправкой обязательно, даже если ситуация требует спешки. В особенности это касается любителей автозамены, которая иногда выдает смешные и крайне пикантные слова вместо нужных.
Также в корпоративном общении необходимо отказаться от саркастических, двусмысленных, ироничных выражений, которые другие люди могут понять и истолковать неверно.
Обилие смайликов, частое использование капса, мемы и просторечные сокращения, такие как «пжлст», «плз» или «очхор», недопустимы. Исключение можно сделать для сокращений, характерных для корпоративной среды: «допсоглашение», «гендиректор», «главбух» и тому подобных.
Общение на тему семьи и личной жизни в корпоративном чате считается неприличным. Обсудить планы на выходные, обменяться фото из отпуска и сбросить ссылку на платье на маркетплейсе лучше в нерабочее время с помощью других приложений.
В некоторых компаниях дурным тоном считается отправка в корпоративные чаты голосовых сообщений, кроме самых крайних случаев, когда отправить текст или позвонить нет возможности. Далеко не всегда слушать голосовые удобно, особенно в присутствии посторонних, поэтому многих сотрудников они раздражают.

О важности мессенджеров с технологией защиты

К сожалению, утечка данных с серверов в компаниях России — распространенная проблема. Она касается и стран Европы и Америки, но там подобное происходит реже. Причина в том, что в корпоративной культуре западных стран уже давно сложилась традиция использования специализированных приложений для бизнеса.

Российские компании пока не пришли к этому решению массово — в РФ считается более простым использование бесплатных общедоступных альтернатив, таких как Telegram или WhatsApp. В них предпочитают писать сообщения, отправлять изображения, их же используют для пересылки важных документов. Корпоративная почта, как правило, тоже заводится не на собственном сервере, а, например, на Яндексе или популярнейшем Mail.ru, что особенно касается небольших предприятий — представителей малого и среднего бизнеса.

В это время ущерб российским компаниям только от взлома электронной почты в 2022 году составил около 4 млрд руб. В 2021 году он был почти вдвое больше, число взломов неуклонно растет. И эта статистика не включает показатели по атакам хакеров на Telegram, WhatsApp и им подобные, которые взламываются регулярно. И минусы этих продуктов на большой вероятности взлома не заканчиваются. К этому необходимо прибавить вероятность взлома собственного сервера предприятия.

Уже в первые дни использования WhatsApp пользователь может столкнуться с засорением своего устройства изображениями и файлами, которые не имеют к нему никакого отношения. К примеру, если сотрудники обменивались в общем чате с несколькими специалистами материалами, которые не нужны в работе именно этого пользователя, они все равно окажутся в хранилище его мобильного устройства. Если не проверять папку с загрузками, которую приложение автоматически создает, память заполнится до отказа. Функцию автоматического сохранения в WhatsApp можно отключить, но, как правило, часть файлов все равно остается на жестком диске.

Согласно обновленным правилам пользования и политике конфиденциальности, теперь приложение делится данными пользователей с социальной платформой Facebook. Телеграм, в свою очередь, хоть и рекламируется как самый надежный и безопасный мессенджер, на практике признается таковым не всеми экспертами.

Еще одна отрицательная сторона — спам. Особенно часто этим грешит уже не раз упомянутый WhatsApp и чуть реже используемый российскими пользователями Viber. Серьезным минусом считается возможность добавления пользователей в группы без их ведома. Пользователь обнаруживает сотни сообщений из группы, на добавление в которую не давал согласия, смартфон замусорен ненужными файлами.

Что касается преимущества, то у бесплатных мессенджеров оно одно — отсутствие необходимости покупать ключ или оплачивать ежемесячную подписку. Однако, учитывая возможный ущерб, экономия в этом случае весьма сомнительна.

Заключение

Выбор программных средств для организации корпоративной коммуникации по локальной сети или единого рабочего пространства для общения компании всегда приходится делать самостоятельно, опираясь на необходимый в бизнесе функционал.

Если главное — конфиденциальность и безопасность данных, тогда установите корпоративный мессенджер Anwork. Приложение гарантирует полную сохранность данных и защиту от утечек, так как не имеет серверов, где хранятся данные, автоматически стирает переписку по истечении установленного срока и дает возможность участвовать в общении только тем людям, которые получают одноразовое приглашение.

Изображения разработаны Freepik