Безопасные средства и системы коммуникации для бизнеса

Бизнес-коммуникации ярко проявляют себя как в общении с коллегами и партнерами, так и с клиентами. К деловым коммуникациям можно причислить участие в переговорах, обсуждение проекта, общение при помощи специальных электронных систем.

Ключевые правила корпоративного общения в мессенджерах одинаковы для коммуникаций руководителей и подчиненных, равных по должности сотрудников, а также специалистов с клиентами и партнерами:

• Фразы должны быть четкими, лаконичными, конкретными. После приветствия следует переходить к сути — что именно необходимо и в какие сроки.
• Длинные сообщения следует отправлять по e-mail, а не в мессенджере.
• Если нужно обратиться только к одному из коллег или подчиненных, не стоит обращаться к нему в общем чате, лучше написать в личные сообщения.
• Когда нужен срочный ответ, проще позвонить, чем писать.
• Желательно выражать мысль в одном сообщении вместо нескольких коротких, чтобы смартфон или компьютер выдавал одно оповещения вместе целой очереди.
• Грамматические ошибки следует исключить путем перечитывания сообщений перед отправкой. Особенно актуально для тех, кто использует Т9 и часто сталкивается с автозаменами слов.
• Недопустимы ирония, сарказм, разного рода двусмысленности, неприятный подтекст, особенно, если в чате есть новички, которые могут не разобраться в их сути.
• При передаче рабочих файлов конкретному сотруднику тоже лучше воспользоваться личным чатом вместо общего, чтобы те, кому документ не предназначен, не исследовали его из праздного любопытства.
• Недопустимы смайлики, сокращения наподобие «пжлст» или «плз», «очхор», мемы и капслок. Можно использовать сугубо официальные сокращения: «допсоглашение», «гендиректор» и т.д.
• Исключены личные беседы, фотографии, обсуждение планов на выходные и т.д.
• Лучше отказаться от голосовых сообщений. При необходимости обсуждения голосом проще и этичнее позвонить, договорившись в чате о времени созвона. Слушать голосовые неудобно, поэтому многих людей такой вид общения раздражает.

Внимание к безопасности процесса общения между сотрудниками и партнерами обеспечит стабильное развитие бизнеса и актуальность принимаемых решений. Таким образом, использование проверенных средств бизнес-коммуникаций на предприятии имеет ключевое значение.

Существует несколько видов коммуникаций на предприятии. Чаще всего применяют классификацию, основанную на разграничении по организационному признаку:

1. Вертикальные корпоративные коммуникации. Существуют нисходящие и восходящие линии коммуникации. При нисходящих информация от руководства передается подчиненным. При восходящих — от подчиненных к руководителю.
2. Горизонтальные корпоративные коммуникации. Это общение разных коллег между собой внутри корпоративной сети. Во время такого общения решаются рабочие проблемы, обсуждаются важные вопросы различных проектов и задач.
3. Диагональные бизнес-коммуникации. Этот тип возникает в том случае, когда реализация двух вышеуказанных видов малоэффективна.

Очень важно своевременно обеспечить правильную организацию и максимальную информационную защиту каждого из указанных видов коммуникаций.

Эффект работы любой системы бизнес-коммуникаций зависит от правильной организации. Использование современных приемов и технологий позволяет:

• наладить оперативный обмен данными между людьми оптимальным путем;
• максимально защитить информацию в рабочих чатах;
• обеспечить хорошую связь между различными рабочими группами;
• наладить качественное и быстрое функционирование вертикальных и горизонтальных связей.

Защитить бизнес-коммуникации на всех уровнях можно при помощи современных приложений для корпоративного общения. Это своеобразные коммуникаторы, передача данных в которых защищена различными криптографическими протоколами.

Обеспечить максимальную защиту бизнес-коммуникаций вы можете, скачав Anwork с нашего сайта, в Google Play или App Store. Для его использования понадобится лицензионный ключ. Консультацию о его приобретении вы можете получить, воспользовавшись контактами на сайте.

Почему это важно? По последним данным международной компании Group-IB, в 2022 году в Российской Федерации с проблемой компрометации деловой переписки столкнулись 60% предприятий. По сравнению с предыдущими годами количество утечек возросло на 15%, и те только в России, но и по всему миру. Ущерб только от одних BEC-атак на электронные ящики составил порядка 4 млрд руб., что превышает показатель за 2021 год вдвое.

Схожая ситуация наблюдается с мессенджерами. В РФ наиболее популярен WhatsApp, которые доступен для смартфонов и ПК бесплатно. Пожалуй, на этом его преимущества заканчиваются, а вот недостатков гораздо больше. Со многими пользователь сталкивается в первые пару дней работы. Это касается и корпоративного и личного применения этого приложения:

1. Компрометация личных данных сотрудников. Согласно новым правилам пользования и политике конфиденциальности, WhatsApp обменивается данными своих пользователей с социальной сетью Facebook.
2. Накапливающиеся файлы в устройстве. Смартфон ежедневно засоряется различным мультимедиа, которые автоматически сохраняются приложением в галерее. В настройках можно отключить сохранение файлов, но на практике остановить этот процесс полностью невозможно.
3. Спам. Если представители сетевых или иных торговых компаний получают номер телефона сотрудника вместе с купленной базой данных, ему могут присылать предложения что-то купить или работать на ту или иную компанию. Некоторые представители и вовсе добавляют в группы с рекламой без ведома пользователя.

Изображения разработаны Freepik